Objectifs pédagogiques :

• Identifier les réunions inutiles et les remplacer par des formats asynchrones adaptés
• Préparer chaque réunion avec un cadrage précis pour en maximiser l'efficacité
• Animer et clôturer une réunion pour qu'elle produise de vrais résultats

Déroulé :

Séquence 1 : Limiter les réunions
Trop de réunions naissent d'un réflexe, pas d'un besoin. Les participants travaillent à identifier les réunions dont ils peuvent se passer, à choisir le bon format alternatif pour chaque situation, et à refuser les invitations non nécessaires sans créer de frustration.

Exemple de cas : face à une série de réunions types de la semaine, identifier lesquelles peuvent être remplacées par un format asynchrone et proposer le canal le plus adapté à chaque situation.

Séquence 2 : Préparer une réunion efficace
Une réunion mal préparée est perdue d'avance, pour celui qui l'organise comme pour ceux qui y participent. Les participants apprennent à analyser et améliorer une invitation avant même d'accepter, et à construire une séquence claire pour les réunions de décision.

Exemple de cas : analyser, critiquer et améliorer une vraie invitation à une réunion, en identifiant les failles dans chacun des éléments clés et en proposant une version améliorée.

Séquence 3 : Animer et clôturer avec impact
Même bien préparée, une réunion peut dérailler faute d'une animation efficace. Les participants travaillent les techniques concrètes pour tenir le cap : ouvrir pour donner le ton, distribuer la parole pour éviter les monopoles, stimuler la participation des plus silencieux, et clôturer avec des actions claires et un récapitulatif actionnable.

Exemple de cas : s'entraîner à animer une réunion en situation simulée, en appliquant les techniques d'ouverture, de distribution de la parole et de clôture, et en recevant le feedback de ses pairs.