Objectifs pédagogiques :

• Identifier les réunions inutiles et les remplacer par des formats asynchrones adaptés
• Préparer chaque réunion avec un cadrage précis pour en maximiser l'efficacité
• Animer et clôturer une réunion pour qu'elle produise de vrais résultats
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Déroulé :

Séquence 1 : Limiter les réunions
Trop de réunions naissent d'un réflexe, pas d'un besoin. Les participants travaillent à identifier les réunions dont ils peuvent se passer, à choisir le bon format alternatif pour chaque situation, et à refuser les invitations non nécessaires sans créer de frustration.

Exemple d'outil : La boîte à outils des formats alternatifs (notes vocales, messages vidéo, newsletter régulière : conseils sur l'utilisation de chacun et dans quelles situations les préférer à une réunion) + les techniques pour refuser une réunion sans brusquer l'organisateur.

Exemple de cas : face à une série de réunions types de la semaine, identifier lesquelles peuvent être remplacées par un format asynchrone et proposer le canal le plus adapté à chaque situation.

Séquence 2 : Préparer une réunion efficace
Une réunion mal préparée est perdue d'avance, pour celui qui l'organise comme pour ceux qui y participent. Les participants apprennent à analyser et améliorer une invitation avant même d'accepter, et à construire une séquence claire pour les réunions de décision.

Exemple d'outil : La grille d'analyse d'une invitation (évaluer et améliorer l'intitulé / le cadrage / l'objectif / la liste des participants / l'ordre du jour) + le modèle de séquence avant/pendant/après pour structurer une réunion de décision collective avec des repères clairs à chaque étape.

Exemple de cas : analyser, critiquer et améliorer une vraie invitation à une réunion, en identifiant les failles dans chacun des éléments clés et en proposant une version améliorée.

Séquence 3 : Animer et clôturer avec impact
Même bien préparée, une réunion peut dérailler faute d'une animation efficace. Les participants travaillent les techniques concrètes pour tenir le cap : ouvrir pour donner le ton, distribuer la parole pour éviter les monopoles, stimuler la participation des plus silencieux, et clôturer avec des actions claires et un récapitulatif actionnable.

Exemple d'outil : Les techniques d'animation en 4 temps (Ouvrir efficacement : donner le ton et aligner sur l'objectif / Distribuer la parole : éviter les monopoles et inclure les discrets / Stimuler la participation : relancer, questionner, synthétiser / Clôturer avec impact : actions concrètes, responsables et échéances).

Exemple de cas : s'entraîner à animer une réunion en situation simulée, en appliquant les techniques d'ouverture, de distribution de la parole et de clôture, et en recevant le feedback de ses pairs.