Productivité : Protéger son temps et son focus

3 min
Claudio Vandi
Claudio Vandi
Head of Content @ NUMA
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Avoir du temps


1. Ritualisez votre agenda
Visualisez les activités récurrentes et regroupez-les avec un code couleur.
Bloquez vous à l’avance (en commençant par dans un mois) des créneaux :
➔ Réunions récurrentes
➔ Temps de travail récurrent
◆ “To do killing” / “Inbox Zero” / “Trucs à faire”. Pour les tâches < 15 min.
◆ “Deep work - No meeting” => pour les tâches > 15 min qui nécessitent de la
concentration.
➔ Temps de disponibilité
Un bon agenda :
➔ Orienté : guide votre semaine
en fonction de vos objectifs
➔ Transparent : dit l’essentiel à
vos équipes / collaborateurs
➔ Organisé et structuré :
protège vos temps clés
individuels et collectifs et les
organise dans la bonne
séquence
➔ Réaliste : est faisable par
rapport à votre énergie, aux
urgences que vous avez
normalement à gérer
Un mauvais agenda :
➔ Opaque : ça ne parle qu’à vous.
➔ Trop vide : les temps de travail
et de préparation ne sont pas
prévus
➔ Trop optimiste : pas de temps
pour gérer les urgences et les
imprévus
➔ Fragmenté : 1:1 managés
dispersés, peu de blocs de 2h…
REMOTE ACADEMY FICHE RÉCAPITULATIVE
2. Complétez votre agenda le lundi matin
Prenez 30 minutes le lundi matin pour :
➔ Changer / remplacer le nom de vos plages de travail “concentré” ou “deepwork”
par le nom de l’activité réelle. Ça vous protégera car les personnes auront moins
tendance à vous interrompre si elles comprennent qu’il s’agit d’une vraie plage de
travail.
➔ Identifier les tâches importantes que vous voulez réaliser cette semaine en
fonction de vos objectifs. Ce sont les deepworks qui font votre semaine !
➔ Identifier les moments synchrones importants (1:1, weekly, présentations
clients…)
➔ Vous demander si vous avez le temps de les préparer et réserver ce temps.
3. Critiquez votre agenda
Anticipez votre état d’énergie pour organiser votre semaine.
➔ En général, on conseille : Travail concentré le matin, réunions l’après-midi
➔ Posez-vous des questions simples !
◆ “Si j’enchaîne 4h de synchrone (calls, réunions), est-ce que c’est réaliste de
mettre une plage de travail concentré après?”
◆ “Dans quel état je serai vers 15/16h pour cette réunion où je vais devoir
beaucoup écouter et décider ?”
◆ “Quel est le moment où je serai le plus frais pour faire le truc qui compte le
plus dans la semaine ?”
Et faites attention au biais de planification : on pense en général faire 30/40% plus que
ce que l’on peut faire vraiment.
Choisir ses combats
1. Vous êtes responsable de votre niveau d’énergie
On perd beaucoup d’énergie invisible à aller éteindre les incendies.
Demandez-vous toujours :
➔ Est-ce que c’est grave si on fait ça plus tard ?
➔ Est-ce que quelqu’un d’autre peut le faire ?
➔ Est-ce que ça vaut le coup que j’y investisse du temps maintenant ?
REMOTE ACADEMY FICHE RÉCAPITULATIVE
💡 Conseils
➔ Créez-vous un stock (backlog) dans votre to do list pour noter les choses non
urgentes
➔ Notez les choses qui vous énervent dans un fichier dédié et attendez 24h avant de
réagir
2. Dites “non”
Il existe plein de bonnes raisons de dire “non” :
➔ ‘Non’ de circonstances : Je ne suis pas en mesure de t’aider maintenant, mais
reviens à 15 heures, je pourrais t’accorder l'attention nécessaire.
➔ ‘Non’ de qualification : Je ne suis pas la meilleure personne pour le faire. Va voir
Romain, il sera en mesure de t’aider.
➔ ‘Non’ de coaching : Je comprends qu'il y a un problème. Je pense cependant que
tu n’as pas vraiment essayé tout seul. Tu n’as pas besoin de moi.
➔ ‘Non’ de priorité : Ce n’est pas la priorité pour le moment.
Être productif
Ne tombez pas dans les pièges :
➔ Certaines choses prennent plus de temps à écrire qu’à faire : faites-les
directement.
➔ Investissez du temps pour automatiser les choses qui vous prennent toujours du
temps : Zapier, Calendly, paramétrage de messagerie…

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