Choisir le bon canal en fonction des messages

Fixer le cadre

Créez des règles claires de communication en fonction de l’urgence et la complexité de vos messages. 

Aidez-vous de la matrice Urgence - Complexité pour choisir le canal adéquat :

Privilégier l’asynchrone 

Asynchrone : toute communication qui ne nécessite pas de connexion simultanée entre émetteur et récepteur.

1. Les avantages de l’asynchrone

Pour améliorer votre usage de l’asynchrone, capitalisez sur les alternatives au mail :

• Le document partagé : pour un travail collaboratif ou bien pour lister les points à discuter lors d’une prochaine réunion
• La description de l’événement sur Outlook : utilisez-la pour partager l’ordre du jour en amont
• Le message Teams auquel on peut revenir plus tard
• La note vocale ou enregistrement vidéo
  

2. Le coaching pour ancrer les règles

Pour faire vivre ces règles au sein de votre organisation, questionnez et recadrez vos collaborateurs sur : 

• Le canal : “Trouve plutôt un moment pour qu’on en parle de vive voix stp?”
• Le besoin : “Tu as besoin de moi ou c’est pour info ?”
• L’urgence : “Je ne vois pas d’urgence, on en parle à notre prochain point.”
  

Améliorer la communication écrite de son équipe

1. Emetteurs : mettez-vous à la place du récepteur

Un mail doit répondre à 3 questions du récepteur pour être lu : 

1. Pourquoi je dois l’ouvrir ?
2. Est-ce que je m’en occupe maintenant ou plus tard (ça prend 5, 10 ou 20 minutes) ?
3. Est-ce que j’ai les éléments essentiels (et seulement ceux-là) pour décider quoi faire (répondre, planifier une réponse, archiver) ? 

2. Sur les messages écrits : coachez sans démotiver

Donnez un conseil

• “Tu auras plus de chance d’être lu si…”
• “Si tu veux que l’on te réponde avant une date précise, mets-la bien en avant.

Ne sanctionnez pas

• “Ton message est impossible à lire”
• “Tu m’as écrit un pavé”
• “Tu peux faire plus court?”
  

Animer des moments synchrones de qualité

Notre retour d’expérience après 250 workshops, 500 heures de formation à distance et 2000 inscrits à la Remote Academy :

Tops

• L’animateur a une vraie posture de leadership : introduit, implique, explique la raison de la réunion et conclut.
• L’énergie ce n’est pas que de la forme : il faut en redoubler pour qu’elle passe à distance.
• On peut être directif et engageant : distribuer la parole fonctionne mieux que de demander “des questions ?”
• Créativité ne veut pas dire improvisation : plus on veut collaborer, plus on doit venir préparé

Flops

• Lancement sans énergie, presque subi : “bon, on y va”
• Pas d’exigence sur la préparation : “Vous n’avez pas lu le doc ? On va le voir ensemble”
• Pas de prise en compte des participants et de leur envie de s’exprimer : micros, langage non verbal… 
• Sur-interprétation du silence : “pas de questions, ok ce que je voulais dire...”
• Séquence participative mal préparée : “il nous reste 10 minutes, des idées sur…?”
• Conclusion sans énergie ni message

‍Enfin, voici quelques blogs inspirants de FROG (Full Remote Organisations):

• Alan : https://blog.alan.com/
• Buffer : https://buffer.com/resources/open/