Pourquoi se former pour être plus productif ?

Là où les gens font erreur, c’est lorsqu’ils associent la productivité au travail est à une simple question de volume - plus vous en faites, mieux c'est. Mais en réalité, la productivité est bien plus complexe que cela. Elle implique non seulement la quantité de travail effectué mais aussi sa qualité, son impact sur les objectifs stratégiques et la gestion efficace des ressources.

Gagner en productivité c’est donc travailler mieux et donc en faire plus, de meilleure qualité, en moins de temps. Vous et tous les employés de l’entreprise gagnez ainsi en efficacité mais aussi en confort (rythme et charge de travail). Ces compétences sont loin d’être innées et doivent faire l’objet d’un apprentissage concret et structuré. 

Gagner en focalisation pour mieux Gérer son temps et son énergie

Se former à la focalisation : de quoi parle-t-on ?

La formation Numa sur la gestion du temps et de l'énergie offre une approche complète pour optimiser votre productivité et protéger votre concentration. En vous inscrivant à ce programme de formation, vous vous donnez les moyens d'organiser vos semaines de manière stratégique, en vous concentrant sur la création de valeur et en faisant des choix judicieux pour maintenir votre focus. 

Les participants apprennent notamment à :

• Gérer son agenda et protéger son temps en réservant des plages de travail sans interruption et en distinguant plages de travail approfondi et des plages de travail “to-do”.
• Savoir où l’on souhaite créer de la valeur et faire les bons choix de maintien ou d’abandon de son focus en fonction des situations.
• Apprendre à dire non de manière positive pour coacher ses équipes et utiliser l’asynchrone pour faire moins de réunion.
• Gérer son énergie et celle de son équipe.

Nous vous partageons ici deux exemples de pour actions à mettre en place pour optimiser votre temps et protéger votre concentration. 

1. Ritualiser son agenda

Identifier les plages récurrentes et les réserver à l’avance est essentiel pour maintenir la productivité. Par exemple, vos réunions récurrentes peuvent inclure des réunions d'équipe, des réunions transverses ou encore des points hebdomadaires individuels. Ces temps dédiés permettent de synchroniser les efforts et de maintenir une communication fluide au sein de l'organisation.

En plus des réunions, planifiez également des temps de travail individuel récurrents. Ces plages horaires peuvent être réservées pour du travail de fond (« deep work »), l'accomplissement de petites tâches ("to do") ou la préparation de réunions à venir. Organiser ces moments vous permet de vous concentrer pleinement sur des tâches importantes sans interruption.

N'oubliez pas non plus de réserver des temps de disponibilité récurrents. Ce temps, souvent négligé mais précieux, vous permet d'optimiser l'organisation de votre semaine et d'éviter d'être constamment sollicité par d'autres collègues. Vous pouvez indiquer votre disponibilité pour des réunions ou pour votre équipe, ainsi que spécifier vos jours de présence au bureau. En définissant clairement ces plages horaires, vous pouvez mieux structurer votre emploi du temps et augmenter votre productivité globale.

2. Terminer son agenda le lundi matin

Prendre 20 minutes le vendredi après-midi ou le lundi matin pour planifier la semaine à venir est une pratique efficace qui peut considérablement améliorer votre productivité. Durant ce laps de temps dédié à la planification, vous avez l'occasion de faire le point sur les tâches accomplies au cours de la semaine écoulée et d'évaluer les objectifs à atteindre pour la semaine suivante. En examinant attentivement votre agenda, vous pouvez identifier les moments propices pour vos sessions de "deep work", ces plages horaires où vous vous consacrez pleinement à des tâches complexes et prioritaires. En planifiant ces sessions à l'avance, vous vous assurez de pouvoir aborder les projets importants avec toute votre concentration, sans être interrompu par des tâches moins urgentes.

De plus, cette période de planification vous offre l'opportunité d'évaluer la nécessité des réunions à venir et de les organiser de manière stratégique. Vous pouvez déterminer si une réunion est réellement nécessaire ou si la même communication peut être réalisée de manière asynchrone. En optimisant votre emploi du temps de cette manière, vous pouvez éviter les pertes de temps et concentrer vos énergies sur les activités qui contribuent réellement à vos objectifs.

Pour découvrir tous nos conseils et stratégies pour mieux gérer votre temps et votre énergie, téléchargez dès maintenant le kit de ressources Focalisation Numa. Ce kit regroupe le meilleur de nos formations conçues pour vous aider à optimiser votre emploi du temps et à protéger votre concentration, vous permettant ainsi d'atteindre des niveaux de productivité inégalés.

Apprendre à prioriser

Pourquoi se former à la priorisation ? 

La formation Numa sur la priorisation vous apprend à choisir où concentrer vos efforts, que ce soit collectivement ou individuellement. En priorisant efficacement vos tâches, vous maximisez votre impact et votre efficacité.

Ce module permet notamment de monter en compétences sur 2 pans clés de la priorisation :

• Prioriser collectivement : Comment définir des objectifs ambitieux et réalistes ? Comment décider s'il faut arrêter un projet ?
• Prioriser individuellement : Comment passer le plus de temps sur ce qui a le plus de valeur ?

2 exemples de conseils pour prioriser collectivement et personnellement.

1. Prioriser collectivement 

Apprendre à prioriser collectivement est un élément clé dans la quête de l'efficacité organisationnelle. Pour y parvenir, deux actions essentielles sont à mettre en œuvre. 

Tout d'abord, il est crucial de se fixer les bons objectifs. Cela implique de comprendre que plus n'est pas toujours mieux, et que la qualité prime sur la quantité. Par exemple, plutôt que de fixer des objectifs ambitieux mais flous, il est préférable de définir des objectifs clairs et atteignables. 

Ensuite, il est nécessaire d'arbitrer collectivement pour orienter les efforts et les ressources vers les initiatives les plus porteuses de valeur. Cela peut se faire en prenant du recul et en se posant les bonnes questions, telles que : Est-ce que ce projet mérite toujours notre investissement ? Si nous devions recommencer aujourd'hui, le ferions-nous ? Cette démarche permet de prévenir l'inertie et d'assurer que les ressources sont allouées de manière optimale pour atteindre les objectifs stratégiques de l'organisation. En combinant une fixation judicieuse des objectifs et un arbitrage collectif réfléchi, les équipes peuvent maximiser leur efficacité et leur impact.

2. Prioriser personnellement 

Dans un monde où 20% des activités génèrent 80% de la valeur, il est crucial de reconnaître que nous ne sommes pas seuls à faire face à ce défi. Pour surmonter cette réalité, deux astuces s'avèrent essentielles : 

Tout d'abord, il est primordial de communiquer efficacement pour mieux se protéger. Cela implique d'être transparent sur ses priorités en rendant son agenda visible et explicite, en partageant ses objectifs hebdomadaires avec son équipe et son manager, et en définissant clairement son focus lors des réunions d'équipe. 

Ensuite, il est nécessaire de limiter les activités à faible valeur ajoutée en adoptant la technique du Shotgun : identifier dès le lundi toutes les réunions ou activités non essentielles et les refuser directement. Le tout en rassurant sur sa disponibilité pour contribuer autrement. Dire non ne signifie pas que le projet manque de valeur, mais plutôt que l'on reconnaît ses limites personnelles pour apporter une contribution significative. En mettant en pratique ces astuces, il devient possible de mieux prioriser personnellement et d'optimiser son temps et ses efforts pour maximiser la valeur ajoutée.

Pour profiter de tous les conseils NUMA pour mieux prioriser, notre équipe a d’ailleurs développé un kit de ressources sur la priorisation. 

Réunions moins mais mieux

Un atelier pour réduire le nombre de réunions et rendre celles qui restent plus efficaces est une solution idéale pour apprendre à optimiser son temps en réunion et gagner ainsi en productivité. Apprenez à limiter les réunions non essentielles, à préparer et à mener des réunions productives, et à maximiser le temps passé ensemble pour des décisions plus rapides et plus judicieuses.

Lors de ce workshop, nos coachs Numa vous donnent les clés pour :

• Limiter les réunions : série de cas où les participants proposent d’autres formats de communication pour remplacer les réunions dont ils peuvent se passer. Notes vocales, messages vidéo, newsletter régulière, … et conseils sur l’utilisation de chacun des formats.
• Refuser des réunions sans brusquer l’organisateur.
• Préparer et mener une réunion : analyser, critiquer et améliorer une invitation à une réunion (intitulé, cadrage, objectif, participants, ordre du jour, …).

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En adoptant ces solutions et en investissant dans ce type de formation professionnelle, vous avez accès à des clés concrètes et un contenu activable pour améliorer significativement votre productivité au travail. En fin de compte, une meilleure gestion du temps et des ressources profite à toute l'entreprise, favorisant une croissance durable et un rendement optimal.

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