Savoir collaborer est un élément essentiel pour développer des équipes performantes et engagées. En effet, lorsque les membres d'une équipe collaborent efficacement, ils peuvent tirer parti de leurs compétences individuelles et collectives pour mieux travailler ensemble vers des objectifs communs et atteindre des résultats exceptionnels. Dans cet article, nous vous donnons les clés pour mieux comprendre les modes de collaboration et gagner dès maintenant en efficacité collective au quotidien. 

Collaboration : enjeux et impacts 

La collaboration professionnelle ne se limite pas à la simple coopération au sein d'une équipe. Elle englobe un ensemble de compétences et de pratiques qui favorisent la réussite collective des projets. Bien collaborer ensemble passe notamment par : 

1. Une communication efficace : cela signifie être capable de transmettre des idées de manière claire, concise et pertinente, tout en écoutant activement les autres et en exprimant ses propres idées de manière respectueuse et empathique.
2. Un bonne gestion des tensions et du stress : c’est un aspect crucial de la collaboration professionnelle. Les équipes peuvent souvent être confrontées à des conflits et à des pressions, qu'il s'agisse de différences d'opinions, de délais serrés ou de priorités divergentes. Savoir gérer ces tensions de manière constructive, en restant calme et en trouvant des solutions créatives, est essentiel pour maintenir un climat de travail positif et productif.
3. Un bon maintien de la cohésion d'équipe sur la durée : cela implique de développer un sentiment d'appartenance et de solidarité au sein de l'équipe, où chacun se sent motivé à contribuer activement et à soutenir les autres membres. Renforcer la cohésion d'équipe passe par des activités de renforcement des liens, la reconnaissance des contributions individuelles et collectives, et le maintien d'un climat de confiance et de soutien mutuel.

En cultivant ces compétences, les équipes peuvent atteindre de belles performances et créer un environnement de travail épanouissant où chacun se sent valorisé et respecté.

Collaborer en synchrone et asynchrone

Savoir bien collaborer ensemble implique la capacité à travailler efficacement non seulement en présentiel, mais aussi à distance. La maîtrise des modes de communication asynchrone et synchrone est essentielle dans ce contexte. En effet, alors que la collaboration en présentiel favorise les échanges directs et instantanés, la collaboration à distance nécessite souvent l'utilisation d'outils de communication virtuels tels que les e-mails, les messageries instantanées ou les plateformes de visioconférence. Une bonne maîtrise des deux modes de communication permet aux équipes de collaborer de manière efficace, peu importe leur localisation géographique.

La communication synchrone

Dans tout environnement de travail efficace et bienveillant, la communication synchrone est essentielle. C'est à travers cette forme de communication en temps réel que les équipes coordonnent leurs actions, échangent des idées et prennent des décisions. Voici quelques principes clés pour garantir l'efficacité de cette communication :

• Pratiquez une écoute active : lors des échanges synchrones, accordez une attention soutenue aux intervenants. Évitez les interruptions et prenez le temps de comprendre pleinement les points de vue exprimés. Cette écoute attentive favorise une meilleure compréhension mutuelle et renforce les liens au sein de l'équipe.
• Optez pour la clarté et la concision : la communication en temps réel nécessite une expression claire et directe. Évitez les termes complexes et privilégiez des messages simples et compréhensibles par tous. Une communication claire réduit le risque de malentendus et facilite la prise de décisions efficaces.
• Respectez les opinions divergentes : dans tout échange synchrone, il est essentiel de reconnaître la valeur des perspectives différentes. Préférez un climat de confiance où chacun se sent libre d'exprimer ses idées sans crainte de jugement. Le respect mutuel encourage une collaboration constructive et créative.
• Participez activement aux discussions : engagez-vous pleinement dans les échanges en posant des questions pertinentes et en partageant vos idées. Une participation active stimule la réflexion collective et favorise l'émergence de solutions novatrices. Elle renforce également le sentiment d'appartenance à l'équipe.
• Maîtrisez les outils de communication synchrone : que ce soit lors de réunions en visioconférence, de discussions instantanées ou d'appels téléphoniques, assurez-vous de bien maîtriser les outils de communication synchrones utilisés par votre équipe. Une utilisation efficace de ces outils garantit des échanges fluides et productifs.
• Planifiez et suivez : avant chaque échange synchrone, prenez le temps de planifier l'ordre du jour et les objectifs à atteindre. Après la réunion, assurez-vous de consigner les décisions prises et les tâches assignées. Cette rigueur dans la planification et le suivi des échanges contribue à maintenir le cap et à assurer une progression constante vers les objectifs de l'équipe.

En suivant ces principes, la communication synchrone devient un véritable levier de collaboration, qui favorise l'efficacité et la cohésion au sein de l'équipe.

La communication asynchrone

L'utilisation d'autres outils de communication comme l'enregistrement des réunions d'équipe et les messages audio peut considérablement enrichir les interactions professionnelles à distance et le travail collaboratif qui en découle. 

• Les enregistrements vidéo, réalisés à l'aide de plateformes telles que Loom ou Teams, permettent de conserver un historique visuel des réunions, ce qui facilite  ainsi la révision des discussions et le partage des informations. Ces enregistrements sont particulièrement utiles pour documenter des sessions de brainstorming ou des présentations complexes, offrant ainsi une référence précieuse pour les membres de l'équipe.
• L'utilisation de messages audio offre une alternative efficace à la communication écrite, permettant de transmettre des informations de manière plus nuancée et personnelle. Que ce soit pour partager des idées spontanées, fournir un feedback rapide et constructif, ou simplement exprimer des sentiments, les messages audio ajoutent une dimension humaine aux échanges professionnels.
• Les documents partagés ou les fils de discussions permettent de maintenir un flux de communication constant, ce qui permet une meilleure coordination et une documentation détaillée des décisions prises. Les membres de l'équipe peuvent contribuer à tout moment et suivre l'évolution des discussions à leur propre rythme

En favorisant ces pratiques de communication alternative et en privilégiant la conversation continue, les équipes peuvent surmonter les défis de la distance et renforcer leur collaboration de manière significative.

Collaborer à distance

Dans le contexte de la collaboration à distance, l'équilibre entre la transparence et la confiance est d’une importance capitale. Mettre en place une communication ouverte et franche entre les membres de l'équipe est un point central pour que tout le monde soit en harmonie avec chacun. Partager ses priorités et ses préoccupations, c’est une assurance pour que les collaborateurs tissent un lien solide, sans avoir constamment peur d’une surveillance un peu trop excessive. Cette pratique non seulement encourage l'expression de chacun, mais elle favorise également l'alignement des efforts vers des objectifs communs, ce qui stimule ainsi l'innovation et la résolution collaborative des défis spécifiques à la collaboration à distance.

Miser sur la transparence

Partager ses priorités et ses questions au sein d'une équipe crée un environnement propice à une communication ouverte et transparente, tout en évitant le sentiment de flicage. Cette pratique encourage chaque membre à exprimer librement ses préoccupations, ses objectifs et ses points de vue, sans craindre d'être surveillé ou jugé de manière excessive. En partageant leurs priorités, les collaborateurs peuvent aligner leurs efforts et leurs ressources sur les objectifs communs, ce qui encourage la mise en place de nouvelles stratégies et la solution aux problèmes rencontrées.

En éliminant le risque perçu de surveillance constante, les membres de l'équipe se sentent plus en confiance pour partager leurs idées et poser des questions pertinentes. Cela permet de créer un climat de confiance et de respect mutuel et où les interactions sont guidées par la volonté de progresser ensemble.

De plus, en encourageant un tel dialogue ouvert, les managers et les collègues montrent leur engagement envers le bien-être et le développement professionnel de chacun. Plutôt que de se concentrer sur le contrôle des activités individuelles, cette approche met l'accent sur la collaboration et l'atteinte des objectifs communs, ce qui renforce le sentiment d'appartenance à l'équipe et la motivation des membres à y contribuer.

Partager son agenda

L'adoption d'un agenda transparent au sein d'une équipe représente bien plus qu'un simple outil de coordination, cela en devient un facilitateur. En effet, il permet de : 

• Instaurer un environnement de travail où la communication est fluide et où chacun peut organiser son temps de manière efficace, tout en préservant un équilibre sain entre vie professionnelle et personnelle. En partageant ouvertement leurs plannings et disponibilités, les membres de l'équipe peuvent identifier aisément les moments propices pour planifier des réunions ou des collaborations, évitant ainsi les conflits d'horaires et les pertes de temps liées à des prises de rendez-vous fastidieuses. Cette transparence favorise également une meilleure compréhension des charges de travail respectives, permettant ainsi une répartition équitable des tâches et une gestion plus efficace des priorités.
• Renforcer le respect mutuel : en prenant en compte les contraintes personnelles et professionnelles de chacun, les membres de l'équipe démontrent une considération et une empathie essentielles pour maintenir un environnement de travail harmonieux. Cette approche favorise également le bien-être des individus en leur offrant la possibilité de concilier leurs engagements professionnels avec leurs besoins personnels, ce qui peut réduire le stress et favoriser la satisfaction au travail.
• Incarner les valeurs et la culture d’entreprise : in fine, l'agenda transparent est bien plus qu'un simple outil logistique : il incarne les valeurs de collaboration, de respect et d'équilibre qui sont essentielles à la réussite et au bien-être des équipes. Cela en devient un besoin quand on vient à parler de la collaboration en hybride.

Apprendre à mieux collaborer

Pour répondre à cette exigence croissante, une multitude de méthodes de formation sont désormais accessibles, allant des plateformes en ligne aux ateliers pratiques en entreprise. Ces ressources offrent des opportunités uniques pour renforcer les compétences en travail d'équipe et favoriser une communication ouverte et transparente.

1. Formation en ligne : des plateformes comme Coursera, LinkedIn Learning, Udemy, et d'autres proposent des cours spécifiquement axés sur la collaboration et le travail d'équipe. Ces cours peuvent couvrir une variété de sujets, de la communication interpersonnelle à la gestion de projet en passant par la résolution de conflits.
2. Livres et ressources en ligne : de nombreux livres et articles sont disponibles sur le sujet de la collaboration. Des classiques qui ont fait le tour du monde comme "Getting to Yes" de Roger Fisher et William Ury jusqu'à des ressources plus récentes sur la dynamique des équipes et la psychologie sociale, il existe une abondance de matériel pour approfondir sa compréhension de la collaboration.
3. Ateliers et séminaires : participer à des ateliers ou des séminaires sur la collaboration peut offrir une expérience pratique et interactive. Ces événements sont souvent animés par des experts du domaine et permettent aux participants d'échanger des idées et de pratiquer des compétences en temps réel.
4. Formation en entreprise : de nombreuses entreprises proposent des formations internes sur la collaboration et le travail d'équipe. Ces formations peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de l'organisation et inclure des exercices pratiques adaptés à la culture de l'entreprise. Elles permettent une mise en pratique rapide et efficace en collectif pour travailler directement sur les comportements. 
5. Mentorat : travailler avec un mentor qui a une expérience avérée en collaboration peut être extrêmement précieux. Un mentor peut fournir des conseils personnalisés, partager des connaissances et offrir des conseils basés sur des expériences réelles.
6. Expérience pratique : enfin, la meilleure façon de développer des compétences en collaboration est souvent de les mettre en pratique dans des situations réelles. Que ce soit en travaillant sur des projets en équipe, en participant à des initiatives communautaires ou en s'impliquant dans des clubs et des organisations, l'expérience pratique est essentielle pour renforcer ses compétences en collaboration.

Le parcours de formation en collaboration NUMA, notamment l’atelier “Collaboration en hybride”, offre une approche pratique ancrée dans le réel afin d’améliorer les compétences collaboratives de vos managers. En mettant l'accent sur l'utilisation efficace des outils de communication, la transparence et la coordination des agendas, ce parcours vise à renforcer la collaboration au sein des équipes.

In fine, savoir collaborer ensemble est indispensable pour développer des équipes performantes et engagées. En travaillant ensemble, les membres peuvent combiner leurs compétences et idées, surmonter les obstacles, et innover de manière créative. Cela favorise un environnement de travail positif, renforce le sentiment d'appartenance, et améliore la satisfaction au travail, ce qui conduit à une plus grande implication et productivité globale. En résumé, la collaboration est un élément clé du succès à long terme des équipes dans tous les domaines.