Choisir le bon canal en fonction des messages
Fixer le cadre
Créez des règles claires de communication en fonction de l’urgence et la complexité de vos messages.
Aidez-vous de la matrice Urgence - Complexité pour choisir le canal adéquat :
Privilégier l’asynchrone
Asynchrone : toute communication qui ne nécessite pas de connexion simultanée entre émetteur et récepteur.
1. Les avantages de l’asynchrone
Pour améliorer votre usage de l’asynchrone, capitalisez sur les alternatives au mail :
- Le document partagé : pour un travail collaboratif ou bien pour lister les points à discuter lors d’une prochaine réunion
- La description de l’événement sur Outlook : utilisez-la pour partager l’ordre du jour en amont
- Le message Teams auquel on peut revenir plus tard
- La note vocale ou enregistrement vidéo
2. Le coaching pour ancrer les règles
Pour faire vivre ces règles au sein de votre organisation, questionnez et recadrez vos collaborateurs sur :
- Le canal : “Trouve plutôt un moment pour qu’on en parle de vive voix stp?”
- Le besoin : “Tu as besoin de moi ou c’est pour info ?”
- L’urgence : “Je ne vois pas d’urgence, on en parle à notre prochain point.”
Améliorer la communication écrite de son équipe
1. Emetteurs : mettez-vous à la place du récepteur
Un mail doit répondre à 3 questions du récepteur pour être lu :
- Pourquoi je dois l’ouvrir ?
- Est-ce que je m’en occupe maintenant ou plus tard (ça prend 5, 10 ou 20 minutes) ?
- Est-ce que j’ai les éléments essentiels (et seulement ceux-là) pour décider quoi faire (répondre, planifier une réponse, archiver) ?
2. Sur les messages écrits : coachez sans démotiver
Donnez un conseil
- “Tu auras plus de chance d’être lu si…”
- “Si tu veux que l’on te réponde avant une date précise, mets-la bien en avant.
Ne sanctionnez pas
- “Ton message est impossible à lire”
- “Tu m’as écrit un pavé”
- “Tu peux faire plus court?”
Animer des moments synchrones de qualité
Notre retour d’expérience après 250 workshops, 500 heures de formation à distance et 2000 inscrits à la Remote Academy :
Tops
- L’animateur a une vraie posture de leadership : introduit, implique, explique la raison de la réunion et conclut.
- L’énergie ce n’est pas que de la forme : il faut en redoubler pour qu’elle passe à distance.
- On peut être directif et engageant : distribuer la parole fonctionne mieux que de demander “des questions ?”
- Créativité ne veut pas dire improvisation : plus on veut collaborer, plus on doit venir préparé
Flops
- Lancement sans énergie, presque subi : “bon, on y va”
- Pas d’exigence sur la préparation : “Vous n’avez pas lu le doc ? On va le voir ensemble”
- Pas de prise en compte des participants et de leur envie de s’exprimer : micros, langage non verbal…
- Sur-interprétation du silence : “pas de questions, ok ce que je voulais dire...”
- Séquence participative mal préparée : “il nous reste 10 minutes, des idées sur…?”
- Conclusion sans énergie ni message
Merci à tous pour les super retours que nous avons reçu sur EasyRetro.
Si vous cherchez des alternatives à cet outil, vous pouvez également essayer Klaxoon ou Retrium.
Enfin, voici quelques blogs inspirants de FROG (Full Remote Organisations):
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