70% des managers pensent que les revues annuelles sont inutiles. Et pourtant, l’entretien annuel d’évaluation devrait être LE moment le plus important de l’année car c’est un véritable outil de management. Il s’agit d’un entretien pendant lequel manager et collaborateur font le point sur l’année écoulée pour :

• Faire le bilan de l’année écoulée
• Faire le bilan sur la collaboration manager-collaborateur : ce qui s’est bien passé et ce qui s’est moins bien passé
• Faire un feedback 360
• Identifier et partager les axes d’amélioration
• Souligner les points forts et réussites du collaborateurs, identifier ses faiblesses
• Fixer des objectifs pour l’année à venir
• Identifier les besoins de formation pour l’année à venir pour le développement de ses compétences
• Récolter les souhaites d’évolution du collaborateur et réfléchir ensemble à son évolution professionnelle 

Ce point annuel est un moment important pour les managers et collaborateurs qui est souvent raté par manque de préparation du côté manager et du côté du collaborateur. 

Retrouvez dans cet articles 5 conseils pratiques pour bien préparer un entretien individuel d’évaluation en tant que manager et faire de cet entretien un échange engageant, constructif et actionnable. Un véritable kit de préparation clé en main pour améliorer votre gestion des entretiens annuels.

1. Responsabiliser votre collaborateur sur la préparation de son entretien annuel

On a tous en tête l’image du collaborateur qui attend son entretien annuel pour savoir à quelle sauce il va être mangé et ce que son manager a à lui proposer pour l’année à venir. Cette posture passive qu’on peut reconnaître chez certains collaborateurs lors des entretiens annuels d’évaluation est la première situation que vous devez éviter en tant que manager pour réussir l’entretien d’évaluation.

Plus largement, il est indéniable que l’évolution rapide des métiers et des conditions de travail demande d’adopter une approche continue du développement qui passe par une plus forte autonomie des collaborateurs pour devenir pleinement acteurs de leur développement. 

Commençons donc par accompagner les managers à adopter une posture active quand il s’agit de leur développement personnel et professionnel dès les entretiens annuels d’évaluation.

Mais alors concrètement, comment accompagner vos collaborateurs à faire le point sur l’année passée ?

D’abord, invitez les à analyser leurs forces et leurs aptitudes :

• Quels sont leurs savoirs faire professionnels ?
• Quelles sont leurs aptitudes personnelles
• Quelles sont leurs activités préférées ?
• Quels sont leurs axes de développement prioritaires à court-moyen terme selon eux ?
• Quelles pistes d’actions identifient-ils pour s’améliorer sur les axes de développement précédemment identifiés ? Comment les classeraient-ils en fonction des critères d’impact et effort ?

Ensuite, suggérez à vos collaborateurs d'identifier ce qui donne du sens à leur travail : 

• Quel est l’impact qu’ils souhaitent avoir autour d’eux (bâtisseur, innovateur, fédérateur …) ?
• Quel est leur Pourquoi ? 
• Comment pourraient-ils exprimer ce Pourquoi dans votre entreprise (missions, axes innovants, projets transversaux) mais aussi dans leur vie personnelle (engagement associatif, culturel…) ?

Enfin, proposez leur de prendre du recul sur leur manière de travailler : 

• Quelles sont leurs principales valeurs et leurs besoins dans leur vie professionnelle (ex: stabilité, changement, sécurité, reconnaissance…) ?
• Comment ces valeurs s'expriment-elles dans leur environnement de travail actuel ?
• Quelles actions pourraient-ils mettre en place (techniques de gestion du temps, modes de communication, entourage…) pour aligner davantage son efficacité et son épanouissement professionnels ?

Tout ce travail d’introspection et de prise de recul sur l’année écoulée et sur les aspirations futures permettront à vos collaborateurs d’arriver mieux préparés le jour de l’entretien annuel et d’adopter une posture proactive sur les actions qu’ils peuvent mettre en place pour l’année à venir.

Si vous souhaitez accompagner vos collaborateurs sur la connaissance de soi et les aider à se poser les bonnes questions pour se développer en continu, NUMA a développé la playlist “Construire sa boussole” que vous pouvez découvrir notamment ici.

2. Définir la vision de succès de son entretien annuel

Faire en sorte que votre collaborateur arrive bien préparé lors de son entretien annuel ne vous exempte pas d’une bonne phase de préparation de l’entretien d’évaluation.

La première étape de préparation consiste à bien définir la vision de succès de l’entretien annuel d’un collaborateur : “en tant que manager, je serai satisfait.e de cet entretien annuel si… [complétez cette phrase]”. Pour la définir vous pouvez par exemple vous poser ces questions :

• Que voulez-vous que votre collaborateur retire de cet entretien ? 
• Quels comportements / actions voulez-vous qu’il adopte à l’issue de cet entretien ?
• Finalement quel “pacte” souhaitez vous mettre en place avec lui à l’issue de l’entretien d’évaluation, qui sera votre base d’appréciation lors des prochains mois ?

Par un exemple pour un collaborateur en difficulté, une vision de succès pourrait être : “Si nous nous sommes mis d’accord sur des objectifs réalistes et des actions associées qui me permettent de me faire une conviction sur le collaborateur dans 6 mois”. 

A l’inverse, pour un collaborateur très performant / top talent, une vision de succès pourrait être : “Si il est ré-engagé sur son poste sur l’année à venir en lui donnant des actions pour qu’il corrige des points qui ne sont aujourd’hui pas pénalisants mais qui le seront dans le futur”.

Définir la vision de succès de votre entretien annuel vous permettra ensuite de définir des messages clairs et simples à faire passer lors de l’entretien de performance.

Comment construire des messages clairs et simples à faire passer lors de vos entretiens annuels ?

• Eviter le bilan complet ou le diagnostic
• Un message orienté vers le futur
• Un message qui aide votre collaborateur à se projeter dans les 6/12 prochains mois
• Écrire intégralement les messages que vous voulez faire passer pour éviter les improvisations (et donc les approximations).

3. Définir les axes de développement du collaborateur en amont et fixer des objectifs

Une fois la vision de succès de votre entretien annuel définie, les messages que vous souhaitez faire passer rédigés, il est clé de bien définir les axes de développement sur lesquels vous demanderez à votre collaborateur pour faire de cet entretien d’évaluation un échange actionnable.

La première étape pour définir les axes de développement, c’est de collecter les feedback de pairs. Vous pouvez les collecter à l’oral pour éviter trop de formalisme et avoir un maximum de détails et d’exemples concrets pour illustrer ces feedback. Parmi ces feedback, sélectionnez ceux pour lesquels vous avez des suggestions actionnables ou sur lesquels vous déclencherez une conversation de coaching pour mieux comprendre votre collaborateur. 

Pour avoir un bon stock de feedback sur lesquels vous appuyer lors de l’entretien individuel d’évaluation, nous vous conseillons aussi de vous créer un fichier de feedback pour noter vos feedbacks tout au long de l’année et ainsi gagner du temps sur la préparation de l’entretien. pour construire ce fichier de feedback, ouvrez un document excel ou Google Sheet dans lequel vous allez créer quatre colonnes : contexte, observation, impact et next step.

Ce modèle de fichier reprend les fondamentaux de la méthode COIN, que vous pouvez aussi utiliser dans l’expression de vos feedbacks et ainsi éviter l’indésirable feedback sandwich : 

• CONTEXTE : À tel moment...
• OBSERVATION : J’ai observé que... 
• IMPACT : C’est important parce que...
• NEXT STEP : Qu’en penses-tu ? Comment puis-je t’aider ?

4. Préparer votre guide d’entretien annuel

Une fois votre vision de succès, vos messages et suggestions d’axes de développement prêts, vous pouvez passer à la préparation de votre trame d’entretien. Il s’agit d’un guide qui sera le fil rouge de vos échanges avec votre collaborateur le jour de l’entretien annuel et de grille d’évaluation. Vous pouvez aussi le formaliser sur un document à partager avec votre collaborateur en amont de l’entretien d’évaluation, pour que vous ayez tous les deux la même base de discussion.

Chez NUMA, on recommande de structurer votre guide d’entretien annuel en 6 grandes parties :

1. L’appréciation globale : C’est un message clair qui aide le collaborateur à se projeter sur ses 6/12 prochains mois dans l’entreprise en lien avec votre vision de succès. Quelques exemples : “A date, tu ne délivres pas et c’est problématique” “Tu as fait une super année, je suis hyper satisfait” “Tu es sur la bonne voie mais j’ai un gros feedback sur lequel j’aimerais qu’on travaille pendant notre entretien”

2. Les principales réalisations de l’année du collaborateur : Il s’agit de 1 à 2 vraies réalisations . Utilisez les feedbacks de pairs si besoin pour mieux convaincre sur les points clés (positifs ou négatifs). Par exemple : “Sa capacité d’analyse m’a beaucoup frappé sur cette séquence”

3. La force n°1 du collaborateur : C’est ce qui différencie le collaborateur et qu’il faut encourager

4. Ses 2 zones de développement majeures : Ce sont les 2 points clés à développer soit sur lesquels on n’a pas la solution (comportements, soft…) et sur lesquels on va engager une conversation ; soit les choses qui grèvent la performance et dont on sait qu’elles sont actionnables.

Lorsque vous formulez les actions à mettre en place pour aider le collaborateur à s’améliorer sur ses axes de développement, soyez créatifs !

• Proposez une idée / solution actionnable claire si vous l’avez. Exemple : changez certains rituels (changement de fonctionnement des 1:1, nouvelles opportunités de collaboration avec d’autres services, etc.
• Creusez avec le collaborateur en proposant explicitement une démarche de coaching (lister vos questions à l’avance)

5. Collaboration avec le manager : Formulez une demande de feedback axée sur la collaboration et son amélioration continue

6. Projection à moyen et long termes : Un partage sur les perspectives à moyen et long termes, ce n’est pas une promesse qui vous engage. Si vous avez une organisation “flat” ou peu de visibilité, concentrez vous sur les compétences à acquérir.

Téléchargez notre template d’entretien annuel en fin d'article !

5. Préparer les questions à poser lors de l’entretien annuel

Vous avez déjà vécu cet entretien annuel où une fois la revue et les feedback passés, vous n’avez plus rien à vous et vous terminez l’entretien sur une note un peu gênante ?

Pour éviter cette situation, nous vous recommandons de préparer en amont de l’entretien annuel une liste de questions à poser à votre collaborateur. L’objectif ? Amener votre collaborateur à partager ses réflexions / impressions suite à des feedbacks, le faire parler sur l’année passée ou l’amener à verbaliser ce qu’il voudrait pour l’année à venir.

Ces questions vous permettront aussi de guider l’entretien d’évaluation plus facilement.

Sur des cas faciles, vous pouvez poser vos questions une fois que vous avez déroulé votre trame pour provoquer un échange sur la base de celle-ci. Pour les cas plus complexes, faites d’abord parler la personne et posez ensuite vos questions pour l’amener à préciser son propos et enclencher l’échange de manière plus naturelle, avant de dérouler votre trame.

‍

Les entretiens annuels sont des moments importants autant pour le manager que pour le collaborateur. Pour tirer profit de ce moment de prise de recul sur l’année, notre responsabilité en tant que manager est de bien guider nos équipes sur la préparation de cet entretien en précisant ce qu’on attend et dans quel délai, en s’aidant d’un template par exemple.