3 conseils managériaux pour mener efficacement un entretien annuel

5 min
Jennifer Moukouma
Jennifer Moukouma
Chief Marketing Officer @ NUMA
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3 conseils managériaux pour mener efficacement un entretien annuel

Un entretien annuel bien préparé côté manager et côté collaborateur, c’est la garantie d’un entretien d’évaluation qui sera utile mais attention, ça ne suffit pas. La posture, les messages que vous utiliserez le jour J et la rigueur que vous adopterez dans le suivi de cet entretien comptent tout autant. 

Bien conduire un entretien annuel le jour est important car c’est un acte managérial qui vous fera gagner du temps le reste de l’année :

  • S’il est bien réalisé, l’entretien annuel d’évaluation est comme un contrat que vous repassez tous les 6/12 mois avec vos collaborateurs
  • Les techniques que vous utiliserez lors de cet entretien annuel seront utiles et valables pour tous les autres moments d’engagement avec vos équipes : entretiens 360, échange en 1-to-1, session de feedbacks…. 

Pour rappel, en tant que manager, vous pouvez avoir différents objectifs derrière cet entretien annuel d’évaluation :

  • Faire le bilan de l’année écoulée
  • Identifier les souhaits d’évolution de votre collaborateur
  • Fixer des objectifs pour l’année à venir
  • Clarifier vos attentes en tant que manager
  • Faire des feedback constructifs
  • Identifier les besoins de formation

Dans cet article, nous vous partageons 3 conseils managériaux à appliquer avant, pendant et après qui vous aideront à mener efficacement les entretiens annuels d’évaluation de vos collaborateurs, et à en faire un véritable outil de management.

1 - Avant l’entretien annuel : partager la trame de l’entretien d’évaluation

Pour avoir un échange structuré, utile et actionnable, il est important de bien préparer l’entretien en définissant en amont de l’entretien annuel, la trame que vous allez suivre pendant votre échange avec le collaborateur, à savoir : quels sont les points que vous souhaitez aborder ?

Pour cela, nous vous recommandons de construire une grille d’entretien annuel avec les différentes catégories de sujets que vous souhaitez aborder pendant l’entretien d’évaluation : les réalisations passées lors de l’année écoulée (autant les réussites que les échecs), les axes d’amélioration, les compétences clés, les souhaits de formation… Ce sont des sujets auxquels vous et votre collaborateur devront réfléchir en amont de l’entretien annuel pour réussir cet entretien. Pour cela, partagez la grille d’entretien à votre collaborateur au moment où vous l’invitez formellement par e-mail à son entretien de fin d’année. Une sorte d'auto-évaluation qui permettra à votre collaborateur de faire le point sur l’année écoulée. Ce guide d’entretien annuel sera votre base de discussion pour le jour J.

Dans ce même e-mail, n’hésitez pas à préciser quel sera le déroulement de l’entretien pour aider votre collaborateur à se projeter dans cet échange.

Exemple de mail de convocation à l’entretien annuel

2 - Pendant l’entretien annuel : adopter la bonne posture, surtout à distance

Que vous réalisiez l’entretien annuel en face à face ou à distance, votre posture managériale, à savoir le langage verbal et non verbal, que vous adoptez avec vos collaborateurs joue un rôle déterminant sur leur aptitude à recevoir les bons messages tels que définis dans votre vision de succès.

Il y a au moins 3 pratiques que vous pouvez adopter facilement et qui auront un impact direct sur le bon déroulement de votre point annuel.

D’abord, il est important de poser des questions à votre collaborateur. Cela vous permettra de créer l’échange lors de l’entretien de fin d’année et d’éviter le schéma où vous partager votre liste de feedback et de points d’amélioration à votre collaborateur en mode top-down. Nous vous recommandons d’utiliser des questions ouvertes pour faire parler au maximum le collaborateur lors de l’entretien annuel.

Ensuite, reformulez au maximum les idées et actions que vous partage votre collaborateur. Il n’y a rien de pire qu’un entretien d’évaluation où le manager écoute à moitié ce que le membre de son équipe lui dit et ressort de cet entretien avec des idées et actions approximatives. Une manière de reformuler ce que vous partager un collaborateur pendant l’entretien annuel peut être de dire : “donc, si je comprends bien…, c’est bien ça ?”. A distance, vous pouvez également partager le document du guide d’entretien sur lequel vous prenez des notes pour que les deux parties puissent bien s’accorder sans ambiguïté sur les constats et les actions à mener.

En fonction du contexte de l’entretien annuel (encouragements, recadrage…) votre posture sera évidemment à adapter (directif, collaboratif…) pour réussir l’entretien?

Enfin, verbaliser très clairement les étapes de l’entretien d’évaluation annuelle et surtout des actions que vous allez mener dans le futur pour faire progresser le collaborateur. 

Concernant les actions à mener suite à l’entretien annuel d'évaluation, la verbalisation est importante sur 3 points : 

  • L’agenda : combien de temps vous donnez-vous pour mettre en place l’action définie ensemble pendant l’entretien annuel. Un exemple de formulation peut être : “On se donne trois mois pour travailler sur le sujet”.
  • La vision de succès : vous serez manager et collaborateur contents au bout de la période définie ensemble si… ? C’est en quelque sorte le contrat moral que vous passez ensemble, manager et collaborateur, lors de l’entretien annuel. Un exemple de formulation peut être : “l’objectif est qu’à la fin de ces trois mois, tu sois aussi à l’aise pendant les points d’équipe et les copil, que lors de nos points individuels”
  • Les modalités et la fréquence du suivi : il s’agit ici de définir à quelle fréquence et les différentes étapes que vous vous fixez ensemble pour amener votre collaborateur vers une progression. Un exemple de formulation peut être : “je te propose qu’on passe systématiquement la moitié de nos 1:1 à préparer tes interventions et que 2 jours avant les Copils on fasse une répétition. Je te laisse caler ça dans ton agenda et me donner les infos en amont pour bien me préparer. Pendant les répétitions je vais jouer un rôle critique pour t’aider à t’entraîner, mais je ne veux pas que cela dégrade nos relations. On fera un point après chaque Copil et un bilan de mi-parcours dans 6 semaines”. 

3 - Après l'entretien annuel : formaliser les actions prises et les suivre en continu

Maintenant que vous avez l’entretien annuel en étant bien préparé et en ayant adopté les bonnes postures managériales, vous devriez ressortir avec un plan d’action et de développement clair pour votre collaborateur.

Pour que ce plan de développement ne finisse pas aux oubliettes, le suivi que vous allez faire à l’issue de l’entretien annuel est important. La formalisation de vos échanges et engagements respectifs via un compte-rendu d’entretien est primordiale. Attention néanmoins à ne pas trop prendre votre collaborateur par la main. La réussite d’un plan de développement relève de la responsabilité conjointe du manager (qui doit faire son maximum pour aider, orienter, conseiller son collaborateur tout au long de son plan de développement), que du collaborateur (qui doit être force de proposition sur les moyens d’atteindre ses objectifs).

Pour formaliser les actions prises lors de ce point annuel, envoyez un email à votre collaborateur dans les 7 jours avec les actions en responsabilisant le collaborateur : choisir un coach, demander une introduction en interne, proposer de l'aide pour préparer le REX…A lui de réfléchir à comment mener les actions de développement et atteindre les objectifs que vous avez fixer ensemble lors de son entretien annuel. En tant que manager, n’oubliez pas néanmoins que votre rôle sera de l’aider et l’accompagner dans cette démarche pour le mettre dans une situation de réussite.

Mais attention le suivi de l’entretien de fin d’année ne se résume pas à l’envoi d’un email récapitulatif. Les actions prises pendant l’entretien annuel sont comme un contrat moral que manager et collaborateur passent ensemble pour les mois à venir. Pensez donc à inclure une revue de ce plan d’action et de développement dans l’agenda de vos points individuels avec votre collaborateur. Utilisez également votre journal de feedback pour documenter vos observations sur les aptitudes, la volonté, la posture de votre collaborateur sur les sujets clés vus ensemble lors de son entretien d’évaluation annuelle, et faites lui des feedbacks assez direct à ce sujet.

Conclusion : 

Conduire des entretiens annuels est un acte de management fort qui peut faire gagner du temps tout au long de l’année aux managers. En réalisant une bonne préparation à l’entretien, vous maximisez vos chances d’en faire un moment réussi. Savoir mener un bon entretien de fin d'année, c'est une compétence clé du manager et ça s’apprend !

Adapter vos techniques d'évaluation et votre posture en fonction de vos collaborateurs, adopter l’écoute active, poser les bonnes questions, avoir une bonne trame d’entretien, envoyer une grille d’évaluation pour inviter votre collaborateur à bien préparer son entretien, utiliser la reformulation au maximum… bref les techniques et bonnes pratiques à adopter pour réussir vos entretiens de fin d’année sont nombreuses. Adoptez les dès cette année et vous observerez les bénéfices sur les performances de vos collaborateurs très rapidement.

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